Migrer ses mails OVH vers Google Workspace sans perte de données

Pourquoi quitter OVH Mail pour Google Workspace ?

L'offre e-mail d'OVHcloud est excellente pour démarrer une activité à moindre coût. Cependant, lorsqu'une entreprise se structure, plusieurs points de douleur apparaissent :

• Le Spam : La réputation des serveurs mutualisés OVH peut parfois être fluctuante, faisant atterrir vos devis et factures dans les courriers indésirables de vos clients. Les filtres anti-spam de Google sont parmi les plus puissants du monde.
• L'espace de stockage : Les MX Plan classiques sont souvent limités à 5 Go. Google Workspace offre 30 Go ou 2 To d'espace par utilisateur (partagé avec Google Drive).
• L'écosystème collaboratif : Workspace n'est pas qu'une messagerie, c'est une suite bureautique cloud complète et sécurisée.

Tutoriel : Les 5 étapes de la migration OVH vers Gmail Pro

Voici la méthodologie exacte utilisée par nos ingénieurs système pour réaliser une migration "Zéro Downtime" (sans aucune coupure de service pour vos collaborateurs).

• 1

  Vérifier la propriété du domaine sur Google

  Avant de pouvoir créer vos adresses e-mails (ex: [email protected]) sur la console Google Workspace, vous devez prouver à Google que ce nom de domaine vous appartient. Google vous fournira un code unique à insérer dans l'interface de votre Manager OVH sous la forme d'un enregistrement TXT.

• 2

  Créer les utilisateurs sur Google Workspace

  Une fois le domaine validé, créez tous les comptes utilisateurs sur la console d'administration Google. Attention : à ce stade, les e-mails arrivent toujours chez OVH. C'est le moment idéal pour paramétrer les mots de passe et configurer les smartphones de vos collaborateurs.

• 3

  Lancer la synchronisation des anciens e-mails (IMAP)

  C'est l'étape la plus longue. Vous ne voulez pas perdre vos historiques de conversation. Google propose le Service de migration de données (DMS). Depuis la console Google, connectez-vous aux serveurs IMAP d'OVH (généralement ssl0.ovh.net) en utilisant les anciens mots de passe OVH de vos employés. Google va "aspirer" l'intégralité des dossiers, e-mails envoyés et reçus, pour les copier dans les nouvelles boîtes Gmail.

• 4

  La bascule DNS : Modifier les enregistrements MX

  C'est le point de non-retour. Une fois la synchronisation IMAP terminée à 99%, rendez-vous dans l'onglet "Zone DNS" de votre Manager OVH. Supprimez les serveurs MX d'OVH (ex: mx1.mail.ovh.net) et remplacez-les par ceux de Google (ex: SMTP.GOOGLE.COM). La modification (propagation DNS) peut prendre entre 1h et 24h. À partir de ce moment, tous les nouveaux e-mails arriveront sur la plateforme Google.

• 5

  Sécuriser le domaine : SPF, DKIM et DMARC

  Beaucoup s'arrêtent à l'étape 4, c'est une grave erreur. Pour éviter que vos e-mails Gmail ne soient bloqués par les antispams ou usurpés par des hackers, vous devez ajouter trois enregistrements de sécurité DNS (recommandés par l'ANSSI) :

  • Le SPF : v=spf1 include:_spf.google.com ~all
  • Le DKIM : Une signature cryptographique générée dans la console Google à coller chez OVH.
  • Le DMARC : Une règle stricte pour protéger l'identité de votre marque.

La solution sérénité : Déléguez l'opération à notre entreprise informatique

Gérer les mots de passe de 50 collaborateurs, s'assurer qu'aucun e-mail n'a été oublié pendant la synchronisation IMAP, et configurer les DNS sans faire crasher le site web de l'entreprise est une tâche particulièrement anxiogène pour un dirigeant ou une équipe RH.

Chez OktaLink, nous considérons qu'une migration cloud fluide fait partie intégrante d'une maintenance informatique moderne. En nous confiant ce projet, notre entreprise informatique orchestre l'ensemble de la bascule de nuit ou le week-end, garantissant que vos équipes reprennent le travail le lundi matin avec leurs nouveaux outils Google, sans la moindre perte de données et avec une sécurité maximale.